GAZi är ett av många välkända enskilda märken som grundades av mjölkproduktproducenten garmo. Men företaget ville undvika fristående IT-lösningar. I stället letade de efter nätverksanslutna system som digitaliserade standardprocedurer såsom försäljningsprocessen. Konica Minolta integrerade därför ett ECM-system som förenklar dokumentbearbetning mellan program.
Framför allt inom livsmedelssektorn är det obligatoriskt att bevisa ursprung och arkivera granskningskompatibla dokument. För ansvariga på garmo var det smidiga flödet i dokumentbearbetningen så att affärsprocesserna kunde digitaliseras pricken över i:et. ”Men eftersom vårt gamla ECM-system (Enterprise Content Management) inte gav den flexibilitet eller funktionalitet vi sökte lanserade vi ett nytt projekt med Konica Minolta i början av 2013”, rapporterar Stefan Greiner, IT-chef på garmo.
”Vårt mål var att integrera dokumentbearbetningen djupt i ERP-systemet (Enterprise Resource Planning) som ett sätt att snabba på processer samt eliminera medieavbrott och därmed även potentiella felkällor.” Det behövdes en ECM-lösning som kunde bäddas in effektivt i garmos IT-strategi. Ur ett strategiskt perspektiv fokuserar livsmedelsproducenten på att helt utnyttja IT-resurser och alla synergieffekter. ”Vi försöker i stort sett undvika nya gränssnitt där det är möjligt”, tillägger Greiner.
Med det ECM-system som erbjuds kunde Konica Minolta tillhandahålla en motsvarande lösning som integreras sömlöst i Microsoft-system och erbjuder den nödvändiga framtida säkerheten. Stefan Greiner och hans kollegor förlitade sig på den här rekommendationen, inte minst för att de redan hade slutfört framgångsrika IT-projekt med Konica Minolta tidigare. Därför valde de migrering till det nya ECM-systemet i stället för alternativet, vilket var att ytterligare utveckla det befintliga systemet.
En projektgrupp som bestod av representanter från garmo och experter från Konica Minolta implementerade sedan en lösning som kompletterade den befintliga Microsoft SharePoint-plattformen med funktioner för dokumenthantering såsom granskningskompatibel arkivering. Utöver detta extraheras den information som krävs av ERP-verktyget Microsoft Dynamics NAV automatiskt. Detta innebär att garmo-anställda nu helt enkelt kan dra dokument som kommer via e-post till en släppzon, där de automatiskt tilldelas till kundfiler och beställningar inom NAV. Grunden för detta är en postplan som skapades av projektgruppen.
Alla kommersiella procedurer gagnas av den implementerade lösningen. Oavsett om det gäller inköpsordrar, följesedlar eller fakturor arkiveras alla dokument som skapats inom Microsoft Dynamics NAV. Lösningen är särskilt användbar för försäljning, som Greiner betonar: ”Vår försäljningspersonal skannar enkelt beställningar och undertecknade följesedlar som sedan automatiskt tilldelas till motsvarande beställningsposter.”
Manuell inmatning av data i Microsoft Dynamics NAV tillhör nu det förflutna. En annan fördel är att dokument nu arkiveras i en tydlig struktur, vilket också gör dem mycket lättare att hitta än tidigare. ”Svaga områden och hinder som de här, som vi tidigare bara hade accepterat, har nu eliminerats”, förklarar Greiner med ett leende. I detta sammanhang nämner han även det nya konceptet för behörighet och roller, som nu ger nödvändig flexibilitet när attesteringar tilldelas. garmo kan i dag tilldela olika skrivskyddade och andra åtkomsträttigheter beroende på dokumenttyp, ända ned till attributnivå.
”Vi är absolut nöjda, både med lösningen och med den support som tillhandahålls av Konica Minolta,” kommenterar Greiner och betonar den goda ”kemin” bland projektdeltagarna. Frågor och problem löstes inom korta svarstider. Det gjorde det även möjligt för Konica Minolta att hamna i favör hos de ungefär 45 slutanvändarna, som snabbt anammade lösningen. Själva projektet var också en snabb uppgift och slutfördes i förtid på ungefär sex månader. Ytterligare uppföljningsprojekt planeras redan för kontrakts- och kvalitetsstyrning samt bearbetning av inkommande fakturor.
Underlätta arkivering av dokument som följer granskningsreglerna och snabb dokumenthantering
Integrering av ett ECM-system som skapar en heltäckande processplattform i Microsoft-miljön
Snabbare åtkomst till dokument, djup integrering i ERP-program
Lösningen från Konica Minolta kunde integreras mycket effektivt i vår befintliga IT resurser
Dr Eduardo Garcia
ägare och direktör på garmo AG