Ett dokumentbaserat arbetsflöde för utgående varor, utvecklat av Konica Minolta, sparar LED-belysningsexperten MBN-PROLED minst fem till sex arbetstimmar per vecka. Utöver tids- och kostnadsbesparingar kan företaget med cirka 30 anställda dessutom imponera på sina kunder tack vare den digitala lagringen av dokument.
MBN-PROLED skickar omkring 100 leveranser av LED-belysning till nationella och internationella kunder varje dag. Fram till för några månader sedan fyllde tillhörande dokument för utgående varor, inklusive loggar och packlistor, som innehåller handskrivna anteckningar såsom batch- och serienummer, ungefär två till tre mappar per vecka. ”Om en kund eller någon i vår personal hade frågor om leveranserna krävdes det mycket komplicerat arbete och tid att hitta rätt information i de dokument vi hade lagrat”, rapporterade Bernd Menrad, vd för MBN-PROLED, vars mål var att göra företaget snabbare och effektivare med hjälp av processdigitalisering. ”Nu sker alla sökningar på bara ett klick, vilket gör att varje anställd kan se den information de letar efter.”
Ett automatiserat arbetsflöde för digitalisering, som baseras på ett maskinvaru- och programvarupaket från Konica Minolta, gör detta möjligt. Det består av Konica Minolta BizHub C558 multifunktionssystem (MFP) för utskrift, kopiering och skanning, tillsammans med Nuance AutoStore-programvarulösningen för inspelning och hantering av dokument och dokoni FIND-programvarulösningen för dokumentsökning. För närvarande skannas alla dokument för utgående varor som en stapel en gång per dag och lagras i det digitala arkivet, som anställda alltid kan komma åt från sina arbetsstationer.
Konica Minolta, som under många år har varit en tillförlitlig IT-maskinvaruleverantör för MBN-PROLED, lyckades vinna över LED-belysningsexperten med den här arbetsflödeslösningen på nolltid. ”Att välja Konica Minolta var ett enkelt beslut för oss eftersom hela processen var extremt professionell från början”, förklarade Menrad. ”Konica Minolta-experterna visste exakt vad de pratade om och vad som behövde göras. Det fanns inga av de vaga påståenden som så ofta görs i de preliminära stadierna av IT-projekt.”
Vad gäller digitaliseringsprojektet var vd:ns huvudprioritering att projektet kunde implementeras inom en kort tidsram och att lösningen skulle vara utformad för att vara automatisk och felsäker. Personalen behövde kunna påbörja digitaliseringsprocessen med ett enda klick, utan att behöva navigera genom en labyrint av undermenyer.
Efter att en extremt lyckad testkörning med typiska MBNPROLED-förpackningsdokument hade ägt rum på Konica Minolta övervakat via en fjärrsession var det dags att utveckla en detaljerad plan. ”Det var uppenbart att vi inte skulle få ett plug-and-play-system, utan snarare en skräddarsydd lösning som uppfyller alla krav i sin helhet”, uppgav Menrad. Eftersom till exempel packlistor ofta sträcker sig över flera sidor måste lösningen automatiskt känna av när en ny lista skulle börja och registrera den som en separat fil. Det här problemet löstes genom användning av en streckkod – som kan genereras av de projektledare som använder ERP-systemet – i början av varje packlista.
Efter installationen av BizHub C558 MFP och den programvara som krävs genomförde de berörda anställda en tvåveckorsutvärdering efter de första testkörningarna. Detta resulterade i ytterligare mindre ändringar i processen, till exempel ändringar i formulärfält för att säkerställa optimal placering av både långa och korta textinmatningar, till exempel för adresser. ”De här mindre anpassningarna hjälpte oss att uppnå vår nuvarande detektionsfrekvens på nästan 100 %. Problem kan bara uppstå när människor begår misstag under drift – till exempel när ett ark sorteras upp och ned”, säger Menrad, som var mycket skeptisk över huruvida en sådan perfekt lösning var möjlig innan projektet påbörjades.
Nu är den verkställande direktören nöjd med att processen för utgående varor har blivit mycket effektivare och enklare: ”Vi sparar fem till sex timmars arbetstid per vecka för alla anställda och kommer därför att få avkastning på investeringen efter mindre än ett år, utan att ta hänsyn till det utrymme och de kostnader som vi har sparat för det fysiska arkivet.” Menrad har även nämnt ökad kundnöjdhet som en annan stor fördel.
Eftersom allting dessutom slutfördes enligt kraven under den planerade tidsramen och inom den tilldelade budgeten planerar Menrad att gradvis implementera ytterligare digitaliseringsprojekt i företaget.
Digitalisering av dokument för utgående gods
Specialutformat arbetsflöde baserat på maskin- och programvarukomponenter
Tids- och kostnadsbesparingar samt ökad kundnöjdhet
Vi har fått mycket mer positiv feedback från kunderna än vi förväntade oss – de är nöjda med våra korta svarstider och hur lätt och snabbt de kan få information
Bernd Menrad
vd, MBN-PROLED