I en detaljerad analys av den faktiska situationen undersökte Konica Minolta den aktuella dokumentvolymen för hantering av inköps- och försäljningsprocesser på Metall-Chemie GmbH & Co. KG. Tack vare den potential för optimering som presenterades kan specialisten på industrismörjmedel nu skapa en solid grund för processer för att uppnå sina tillväxtmål.
Metall-Chemie levererar till smörjmedelstillverkare över hela världen med högkvalitativa tillsatser för oljebaserade och vattenbaserade tillämpningar. Fram till nu har det befintliga teamet kunnat hantera produktion och distribution från Hamburg. Målet är dock att öka försäljningsvolymen, vilket förväntas omfatta ett bredare produktsortiment och fler anställda. Företagsledningen eftersökte extern expertis för att säkerställa att informationsprocesserna också skulle fungera som en ”väloljad maskin”. ”Vi ville optimera våra dokumentbaserade processer för att underlätta vår fortsatta planerade tillväxt och letade efter rätt partner för den här uppgiften”, rapporterade Laura Goebel, en anställd inom inköp och försäljning på Metall-Chemie.
Medan samtal med tre andra leverantörer avbröts efter det första mötet träffades cheferna från Metall-Chemie med Konica Minolta flera gånger innan kontraktet slutfördes. ”Även under de preliminära samtalen fanns alltid en särskild kontakt och andra ämnesspecifika experter från Konica Minolta med detaljerad information som såg till att ingen fråga gick obesvarad”, säger Inken Reichelt, som påbörjade projektet i sin roll som kvalitetsstyrningschef. För att få en översikt i början av projektet tog konsulterna hänsyn till kundens samtliga informationsprocesser. Därefter formulerades tre projektmål:
Eftersom det snabbt blev uppenbart att en detaljerad analys av alla informationsprocesser skulle vara för omfattande togs beslutet att fokusera analysen på inköp och försäljning.
Tack vare den professionella analysen blev de parter som deltog i projektet medvetna om komplexiteten hos denna isolerade del i stort sett på en gång: Metall-Chemie är aktiva i global skala, vilket innebär att processerna skiljer sig mycket åt på grund av de olika landspecifika reglerna. Dessutom finns det många olika kundspecifika krav, vilket illustreras av Reichelt: ”En del kunder vill ha vissa dokument innan de levereras, medan andra inte vill ha dem förrän senare. Ibland föredrar kunderna originalversioner av leveransdokument, men det är mycket komplicerat och tidskrävande att skicka dem.”
För varje specialistområde diskuterade Konica Minolta-teamet specifika ämnen i enskilda workshops med relevanta anställda som ansvarar för processer för att korrekt fastställa typ och varaktighet för deras aktiviteter. ”Exempelvis registrerade expertkonsulterna hur lång tid det tog för en orderbekräftelse att komma in i ERP-systemet, noggrant till minuten, eller den tid det tog att skapa och skriva ut dokument och brev”, minns Goebel. Att involvera olika experter var inte bara till hjälp när det gäller de exakta tidsdata de tillhandahöll, utan det var även nödvändigt för att ta hänsyn till individuella omständigheter.
Därefter fick Metall-Chemie en övertygande översikt över de informationsprocesser som hade analyserats och deras potential för optimering. Flödesscheman användes också för att illustrera jämförelsen mellan resultat och mål i grafisk form. Projektledarna från Metall-Chemie fann att Konica Minoltas extra presentation av resultat på plats var extremt användbar. ”Diskussioner ansikte mot ansikte gjorde mycket mer för att göra processoptimeringen till den strategiska fokuspunkten än vad som kunde uppnås genom skriftliga expertisråd.
Det gav också en djup förståelse för företagsledningen om det mervärde som ämnet gav, vilket till en början lät mycket enkelt”, säger Reichelt, som till en början underskattade problemets komplexitet och var mycket nöjd med Konica Minoltas metod.
Konsultprojektet inledde en uppdelning av varje process i de minsta arbetsstegen för att illustrera processens organisation och processtidslinjen. Det här är trots allt det enda sättet att identifiera svagheter i en process och prioritera optimeringen. Tack vare processkonsultationen kan Metall-Chemie nu ta itu med den potentiella optimeringen när det gäller företagets dokumentbaserade processer för inköp och försäljning. Dessutom kan den kunskap och erfarenhet som erhållits under projektets gång överföras till andra avdelningar och projekt.
Optimering av dokumentbaserade processer
Detaljerad analys av informationsprocesserna för inköp och försäljning
Kunskap om möjligheter till förbättring, lösningar samtkostnads- och tidskrav
Diskussioner ansikte mot ansikte gjorde mycket mer för att göra processoptimeringen till den strategiska fokuspunkten än vad som kunde uppnås genom skriftliga expertisråd. Det gav också en djup förståelse för företagsledningen om det mervärde som ämnet gav, vilket till en början lät mycket enkelt
Inken Reichelt
kvalitetsstyrningschef, Metall-Chemie GmbH & Co. KG