Med 750 lastbilar och cirka 1 300 anställda fraktar det medelstora transport- och logistikföretaget REINERT Logistics gods genom Tyskland och Europa. Den tillhörande årliga transportdokumentationen uppgår till tusentals dokument. Ett dokumenthanteringssystem som implementerats av Konica Minolta säkerställer nu att varje dokument kan spåras på ett ögonblick.
REINERT Logistics transporterar varor och varje transaktion omfattar fraktdokument. Innan implementeringen av Konica Minoltas ECM-lösning samlades dessa in på filialkontoren och pappersarbetet skickades i volym till företagets huvudkontor, där dokumenten skannades, bearbetades och arkiverades.
Transporten av dokumenten, ofta över långa avstånd, var tidskrävande och gjorde det lätt att förlora dokument. "Vi hade tusentals fraktdokument och behövde mycket tid och utrymme för att bearbeta och arkivera dem, och ofta ännu mer tid för att hitta dem igen", minns Martina Vogel, projektledare på REINERT Logistics. "Vid varje leverans utfärdar föraren minst ett men vanligtvis ett antal dokument som alla måste administreras."Manuell bearbetning och arkivering av leveransdokumenten innebar betydande kostnader, både för arbetskraft och hyra av det nödvändiga arkiveringsutrymmet.
För att minska dessa kostnader och automatisera hela processen ville REINERT Logistics byta till ett dokumenthanteringssystem (DMS). Målet var att möjliggöra effektivare bearbetning och arkivering av dokumenten samt snabbare hämtning och enklare tilldelning av relaterade dokument. "För de här ändamålen ville vi ha ett säkert och beprövat system som också var lätt för våra anställda att använda", förklarar Martina Vogel.
Under utvärderingsprocessen övertygade Konica Minolta logistikföretaget i teori och praktik: Tillverkaren besvarade alla frågor utan ansträngning, uppfyllde alla krav helt och hållet och, som Martina Vogel sammanfattar det, erbjöd ett imponerande sammanhängande koncept: "Konica Minolta gav oss detaljerade råd om hur vi kunde implementera lösningen, till exempel i fråga om märkning och arkiveringsstruktur. Det var viktigt för oss att våra krav och mål var väl införstådda och togs med i beräkningen. Till skillnad från Konica Minolta skickade andra leverantörer förslag som inte övertygade oss."
När beslutet fattats till fördel för Konica Minolta, började projektgruppen skapa en elektronisk transportfil som täcker området med den högsta dokumentkapaciteten. Idag innehåller den alla transportrelaterade dokumenttyper, från offerter, order och följesedlar till bokföringsdokument, fakturor och korrespondens. Alla dokument tilldelas de relaterade ordrarna.
Huvuddata kunde överföras från det gamla systemet och skapandet av nya kundfiler i DMS är automatiskt så att ingen manuell datainmatning krävs: DMS identifierar kunden genom transaktionskoden och skapar automatiskt en ny kundfil om kunden ännu inte finns i systemet.
På alla sju REINERT Logistics-anläggningarna där förarna utgår från tilldelar backoffice-personalen en transaktionskod när de skannar pappersdokumenten för en transportbeställning. Det är inte längre nödvändigt att skicka leveransdokument på papper. De elektroniska transportfilerna gör affärsprocesserna metodiska, exakta och framför allt mycket mer transparenta. Enligt Martina Vogel är sättet att bearbeta transportbeställningarna nu tydligt strukturerat. "Vi arbetar snabbare och har minskat felfrekvensen dramatiskt." Idag hittar alla behöriga anställda varje dokument i det elektroniska arkivet oberoende av när och varifrån de använder DMS. Tidigare var detta en tidskrävande process, och särskilt dokument som registrerats felaktigt var närmast omöjliga att hitta.
Kundfrågor kan besvaras snabbt och utan svårigheter. Martina Vogel är nöjd: "Kunderna behöver inte kontakta oss med frågor, utan kan själva få tillgång till dokument och data via vår kundportal som Konica Minolta har integrerat via en ECM-webbmodul. Det här är en grundläggande milstolpe för vägen till elektronisk fakturering. Våra kunder kan få den information som krävs snabbt, flexibelt och oberoende av kontorstid, vilket minskar vår arbetsbelastning avsevärt." Förutom tidsbesparingen och den förbättrade kvaliteten på transportfilerna har REINERT Logistics även fått sänkta kostnader: inga fler hyreskostnader för pappersarkivet och uteblivna utskriftskostnader eftersom dokument kan visas på skärmen i arkivet. Som nästa steg kommer elektronisk fakturering med automatisk registrering, verifiering och allokering att implementeras.
Registrering och elektronisk åtkomst av tusentals transportdokument, undvika problem med arkivutrymme och omfattande sökningar
Elektronisk transportfil i ett dokumenthanteringssystem och anslutning till ERP-programvaran C-Logistic
Tidsbesparingar vid sökning efter dokument och filer, eliminering av hyreskostnader för ett pappersarkiv, snabbare interna processer, förbättrad hantering av förfrågningar via kundportal
Tidigare var vi snabba och pålitliga på vägen. Nu går saker tryggt och säkert på kontoret också.
Martina Vogel
Projekt- & programhantering